Manajemen pengetahuan adalah sistem terstruktur dan terarah dan proses yang didirikan dalam sebuah organisasi untuk tujuan menciptakan, menemukan, memilih, mendokumentasikan, dan menyebarkan informasi dan pengetahuan.
Manajemen pengetahuan adalah proses di mana organisasi mengumpulkan, menyimpan, menganalisis, dan memanfaatkan pengetahuan untuk memanfaatkan kekuatan pesaingnya. Tujuan penerapan manajemen pengetahuan adalah untuk meningkatkan efisiensi organisasi dan mengembangkan pengetahuan organisasi yang sudah ada. Ini adalah strategi untuk memaksimalkan nilai aset pengetahuan organisasi untuk mencapai tujuan bisnis seperti meningkatkan keunggulan kompetitif, meningkatkan kinerja, mendorong inovasi, berbagi wawasan, dan terus meningkatkan organisasi.
Teorema manajemen pengetahuan
Nonaka, Takeuchi, Davenport, dan Nonaka memelopori konsep manajemen pengetahuan. Konsep tahun 1990-an yang menekankan pada pengembangan gagasan dalam disiplin ilmu. Konsep manajemen pengetahuan berpusat pada proses transisi dari pengetahuan tacit ke eksplisit atau sebaliknya. Hal ini dilakukan untuk meletakkan dasar bagi pembelajaran dan inovasi di masa depan.
Pengetahuan adalah informasi yang disimpan dalam otak atau pikiran seseorang berdasarkan pemahaman dan pengalamannya. Biasanya, pengetahuan ini tidak terstruktur, sulit untuk didefinisikan dan dikomunikasikan kepada orang lain dalam bahasa formal, dan mengandung pemahaman pribadi.
Pengetahuan eksplisit, di sisi lain, adalah pengetahuan yang mudah diartikulasikan, dikodekan, diakses, dan diverbalkan. Pemahaman ini tersirat atau terdokumentasi.
Selain itu, ada pengetahuan implisit — jenis pengetahuan ketiga. Informasi ini adalah hibrida, dan tidak seperti pengetahuan tacit, informasi ini dapat dikodifikasi. Skema klasifikasi lain ada untuk membantu mendefinisikan manajemen pengetahuan lebih tepat: pengetahuan dapat konseptual, diharapkan, faktual, atau metodologis.
Pengetahuan konseptual digunakan untuk menggambarkan sistem dan sudut pandang. Pengetahuan harapan berkaitan dengan hipotesis, harapan, atau evaluasi sesuatu. Pengetahuan faktual adalah data yang dapat diamati, diukur, dan diverifikasi. Selain itu, pengetahuan metodologis yang berkaitan dengan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan diperlukan.
Mengembangkan proses pengambilan keputusan yang lebih terinformasi
Setiap pilihan akan dibuat setelah pertimbangan yang matang. Karena ditentukan berdasarkan berbagai faktor kritis, termasuk pengalaman dan informasi yang ditinjau dari berbagai perspektif kritis.
- Tingkatkan layanan pelanggan Anda
Layanan pelanggan dan tenaga pemasaran bukan satu-satunya yang bertanggung jawab untuk memberikan layanan terbaik kepada pelanggan. Namun, ini adalah upaya kolaboratif yang melibatkan semua level organisasi. Hasilnya, terjalin kerjasama yang sangat baik antar divisi. Dengan demikian, terbentuk tim kerja yang kuat yang tidak mementingkan diri sendiri.
- Meningkatkan efisiensi proses dan metode operasi
Dengan menerapkan proses dan metode kerja yang efisien, maka dihasilkan hasil kerja yang superior. Jika Anda secara teratur mengevaluasi kinerja organisasi, setiap individu dapat bekerja lebih efisien.
- Meningkatkan kuantitas layanan atau produk yang tersedia
Selain memperluas jumlah layanan atau produk, juga dapat memperluas semua kemampuan untuk inovasi. Hal ini memungkinkan perkembangan pesat semua produk dan layanan yang memenuhi harapan konsumen. Pada umumnya, tanggung jawab untuk inovasi terus-menerus adalah semata-mata tanggung jawab departemen pengembangan dan penelitian. Namun, ketika manajemen pengetahuan digunakan, ini bukan semata-mata tanggung jawab bagian atau divisi tersebut.
- Tingkatkan aset pengetahuan Anda
Adanya sumber pengetahuan dapat memudahkan penggunaannya oleh seluruh karyawan. Hal ini meningkatkan pemanfaatan sumber daya pengetahuan ini.
- Tingkatkan kemampuan beradaptasi Anda
Akan lebih mudah bagi setiap orang dalam suatu organisasi untuk beradaptasi dengan penguasaan manajemen pengetahuan ini. Khususnya untuk semua acara yang berpotensi mengubah lingkungan bisnis.
- Tingkatkan keluaran karyawan
Pengetahuan yang tersedia dapat digunakan berulang kali untuk meningkatkan proses manufaktur atau menciptakan produk baru bagi perusahaan. Dengan demikian, produktivitas suatu organisasi akan selalu meningkat.
Organisasi menggunakan dua strategi berbeda untuk eksploitasi dan eksplorasi. Organisasi dan anggotanya adalah pendekatannya. Metode tersebut diimplementasikan melalui pengembangan pengetahuan yang komprehensif sebagai sarana penilaian manajemen pengetahuan. Dengan demikian, mereka dapat mengukur dampak manajemen pengetahuan, menyediakan fasilitas pengetahuan yang konsisten dengan budaya perusahaan, dan menyajikan manajemen pengetahuan sebagai database dan dokumen.
Elemen Manajemen Pengetahuan
Organisasi yang sepenuhnya memanfaatkan manajemen pengetahuan lebih siap untuk merespon dengan cepat terhadap perubahan kondisi pasar, memberikan layanan pelanggan yang unggul, dan meningkatkan inovasi dan efisiensi mereka. Untuk melakukan manajemen pengetahuan yang efektif dalam bisnis, Anda harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut:
- Individu– Manajemen pengetahuan harus diprioritaskan dalam organisasi, dan etos berbagi pengetahuan harus tertanam dan dihargai.
- Proses– Sistem yang terdefinisi dengan baik untuk semua tahap manajemen pengetahuan diperlukan, sambil tetap memungkinkan inovasi.
- Teknologi – Teknologi memungkinkan manajemen pengetahuan dengan memungkinkan pencarian, penemuan, dan akses pengetahuan melalui sistem manajemen pengetahuan. Teknologi juga memungkinkan orang untuk berkomunikasi dengan lebih baik.
- Tata Kelola – Tata kelola organisasi harus mengutamakan dan menghargai berbagi pengetahuan. Tanpa langkah ini, membangun sistem manajemen pengetahuan akan sangat sulit.
Proses Manajemen Pengetahuan
Ada empat langkah proses yang dapat diikuti ketika membangun manajemen pengetahuan untuk sebuah organisasi.
- Penemuan
Bagaimana pengetahuan akan ditemukan dalam organisasi?
Setiap organisasi memiliki berbagai sumber pengetahuan. Langkah proses ini mengidentifikasi sumber pengetahuan, lokasi pengetahuan kritis, pelajaran yang dapat dipetik dari pengetahuan ini, dan area di mana pengetahuan dapat hilang selama proses tersebut. Pemahaman menyeluruh tentang aliran pengetahuan organisasi memfasilitasi proses penemuan.
- Penyimpanan
Bagaimana pengetahuan yang ada dan baru disimpan?
Setiap organisasi mengandung sejumlah besar pengetahuan, yang harus disimpan dan diatur dengan hati-hati. Dengan memetakan dan mengkategorikan sistem, kita dapat meningkatkan akses ke pengetahuan dan memperbaiki struktur organisasi. Ini mungkin termasuk pemindaian dokumen, penggunaan metadata, dan pengindeksan.
- Proses
Apa metode optimal untuk mensintesis dan menggabungkan pengetahuan ini?
Langkah ini memerlukan pemeriksaan mendalam atas informasi yang dikumpulkan dalam dua langkah sebelumnya. Organisasi harus mengatur dan mengevaluasi pengetahuan untuk menentukan cara yang paling efektif untuk memasukkannya ke dalam struktur organisasi. Ini adalah tahap di mana organisasi harus mengembangkan dan mempromosikan budaya berbagi pengetahuan dan pengembangan karyawan sebagai inovator.
- Sebarkan dan manfaatkan
Bagaimana individu dalam organisasi dapat memperoleh akses ke pengetahuan ini dengan paling efektif?
Tujuan dari manajemen pengetahuan adalah untuk memfasilitasi akses internal ke informasi. Sementara mengembangkan sistem fungsional adalah langkah pertama, individu harus memahami bagaimana menggunakannya.
Contoh Praktik Manajemen Pengetahuan dan Manfaat dan Kerugiannya
- Bimbingan dan pelatihan, serta sesi tanya jawab dan lokakarya
Semua contoh ini melibatkan transfer pengetahuan langsung dari pemegang pengetahuan. Ini dapat dicapai melalui bimbingan pribadi, sesi pelatihan di seluruh perusahaan, obrolan online, dan diskusi kelompok – atau kombinasi dari strategi ini dan lainnya. Untuk menjadikan pengembangan kapasitas dan keahlian sebagai komponen yang efektif dari sistem manajemen pengetahuan, matriks yang dapat dicari harus dibuat untuk memfasilitasi dokumentasi kompetensi.
Keuntungan:
- Respons instan dimungkinkan untuk pertanyaan.
- Jika materi tidak dipahami, dapat diperjelas.
- Sesi polling dapat difasilitasi untuk memanfaatkan gabungan pengalaman dan pengetahuan kelompok.
- Pengajaran tatap muka lebih mungkin untuk diingat dengan jelas.
Kekurangan:
Ini bisa memakan waktu dan melemahkan tugas yang ada bagi pemegang pengetahuan. Mungkin sulit untuk mendokumentasikan dan menyimpan untuk referensi di masa mendatang. Anda mungkin kehilangan pengetahuan jika pemegang pengetahuan meninggalkan perusahaan.
- Dokumentasi, panduan, pedoman, pertanyaan umum, dan tutorial
Jenis komunikasi tertulis ini ideal untuk menyimpan dan mengirimkan informasi. Sebuah sistem diperlukan untuk manajemen pengetahuan berbasis teks untuk menyimpan, mengkategorikan, dan menavigasi mata pelajaran. Metadata sering bermanfaat untuk ini.
Keuntungan:
- Dapat dengan mudah diarsipkan dan disimpan
- Berbagi online itu sederhana.
- Dapat dengan mudah menggabungkan keterampilan beberapa individu menjadi satu paket
- Jika dikonfigurasi dengan benar, navigasi cepat ke solusi dimungkinkan.
Kekurangan:
- Membutuhkan waktu tambahan untuk menjadi kreatif
- Harus terorganisir dengan baik; jika tidak, pengetahuan akan hilang.
- Pemutakhiran pengetahuan secara terus menerus diperlukan.
Forum, intranet, dan lingkungan untuk kolaborasi
Sumber daya online ini menghasilkan percakapan dan menyatukan sejumlah besar pihak yang berpengalaman dan berbagi pengetahuan di satu lokasi. Utas, subforum, dan grup dapat diklasifikasikan menurut topik, tingkat keahlian, atau kriteria lainnya.
Keuntungan:
- Kolaborasi adalah mesin inovasi.
- Beberapa pakar dapat dikumpulkan di satu lokasi, terlepas dari lokasi global mereka.
- Memfasilitasi komunikasi dengan tim jarak jauh mendorong kolaborasi dan transfer pengetahuan.
Kekurangan:
- Lingkungan yang kacau dan “berisik” mungkin saja ada.
- Karena pengetahuan ditambahkan ke diskusi, itu tidak diperiksa secara aktif.
- Butuh waktu untuk menyaring banyak pesan dan utas untuk tanggapan yang relevan.
- Pengarsipan pesan dan utas tidak diizinkan.
- Lingkungan yang kondusif untuk belajar dan berkembang
Menciptakan lingkungan yang menghargai pendidikan akan mendorong karyawan untuk melanjutkan pendidikannya. Dengan mendorong mereka untuk menggunakan sistem manajemen pengetahuan Anda, Anda dapat mengembangkan karyawan yang sangat terampil yang siap untuk mengambil peran kepemimpinan dalam organisasi Anda.
Keuntungan:
- Karyawan yang termotivasi dapat mengembangkan diri di waktu senggang.
- Program pelatihan yang disesuaikan dimungkinkan.
- Strukturnya memfasilitasi penemuan subjek.
Kekurangan:
- Membangun dan memelihara dengan banyak usaha
- Konten harus dibuat dan diperbarui secara teratur.
Studi kasus
Pemeriksaan mendalam dari kasus atau masalah tertentu berfungsi sebagai panduan komprehensif untuk kondisi mata yang mungkin terjadi dalam pekerjaan sehari-hari.
Keuntungan:
- Lengkapi dokumentasi dan pengarsipan pelajaran
- Sederhana untuk dibagikan
- Komunikasikan informasi yang kompleks secara efektif
Kekurangan:
- Lakukan investasi waktu dan bakat yang signifikan untuk menjadi kreatif.
- Dapat terspesialisasi secara berlebihan, sehingga sulit untuk menerapkan pengetahuan secara luas.
Penerapan Knowledge Management di Perusahaan
Manajemen pengetahuan akan memiliki efek menguntungkan pada proses bisnis organisasi, baik secara langsung maupun tidak langsung. Akibatnya, menerapkan sistem manajemen pengetahuan memiliki sejumlah keuntungan bagi bisnis. Untuk memulai, ada penghematan iwaktu idan ibiaya. i Dengan isumber ipengetahuan iyang iterstruktur idengan ibaik, iakan imudah bagi bisnis iuntuk menerapkan ipengetahuan iitu dalam ikonteks ilain, memungkinkan bisnis untuk menghemat waktu dan uang. Kedua, memperluas aset pengetahuan seseorang. Sumber pengetahuan akan memudahkan setiap karyawan untuk menggunakannya, meningkatkan proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan kerja. Alhasil, proses kreativitas dan inovasi akan terpacu lebih luas, dan kompetensi masing-masing pegawai akan meningkat. Ketiga, kelenturan. Perusahaan akan dapat dengan mudah beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi. PT. Telkom menggunakan manajemen pengetahuan isebagai isalah isatu strateginya iuntuk meningkatkan inilai, iefektivitas, idan keunggulan kompetitif iorganisasi.
Profil PT TELKOM
Sekilas PT Telkom
PT Telekomunikasi iIndonesia, Tbk. (TELKOM) adalah penyedia layanan TIME (Telecommunications, Information, Media, and Education) terbesar di Indonesia. TELKOM mulai beroperasi pada tanggal i23 Oktober 1856, tahun yang sama layanan telekomunikasi pertama didirikan dengan mengirimkan telegraf antara Batavia (Jakarta) dan Buitenzorg (iBogor). TELKOM itelah mengalami banyak transformasi selama bertahun-tahun.
Transformasi terbaru yang dijuluki NEW TELKOM Indonesia meliputi transformasi bisnis, transformasi infrastruktur, transformasi sistem dan model operasional, serta transformasi sumber daya manusia. Transformasi tersebut secara resmi diluncurkan ke publik pada tanggal 23 Oktober 2009, bersamaan dengan peluncuran corporate identity TELKOM yang ibaru. Selain itu, tagline baru TELKOM adalah The World in Your Hand.
Visi dan Misi Organisasi
Visi
“To become a leading InfoCom player in the region”. Telkom berkomitmen untuk mengukuhkan diri sebagai perusahaan teknologi informasi terkemuka di kawasan Asia Tenggara, Asia, dan Asia Pasifik.
Misi
Telkom mempunyai misi memberikan layanan “One Stop InfoCom Services with Excellent Quality and Competitive Price and To Be the Role Model as the Best Managed Indonesian Corporation” dengan jaminan bahwa pelanggan akan menerima layanan dengan kualitas terbaik, termasuk kenyamanani, produk berkualitas tinggi, dan jaringani, dengan harga yang paling kompetitifi. Telkom iakan mengelola bisnis dengan best practice, yang meliputi optimalisasi sumber daya manusia yang ungguli, pemanfaatan teknologi yang kompetitifi, dan membentuk kemitraan yang saling menguntungkan yang saling melengkapii.
Manajemen Pengetahuan dalam Praktek di PT Telkom
Manajemen pengetahuan yang dikelola dengan baik iakan menghasilkan keunggulan kompetitif bagi PT. Telkom. PT. Telkom adalah isalah satu pengadopsi awal manajemen pengetahuan di Indonesia. Mengadopsi dan menerapkan manajemen pengetahuan adalah konsep yang relatif baru dalam dunia bisnis Indonesia. Telkom berupaya meningkatkan efektivitas dan produktivitas organisasi, serta keunggulan kompetitif organisasi, melalui manajemen pengetahuan.
Tujuan dari manajemen pengetahuan adalah untuk memungkinkan ianggota iorganisasi untuk ibelajar melalui ipengetahuan iyang iada idi idalam iorganisasi dan idari ipara pelakunya. Dalam iorganisasi, ibelajar idan ibekerja iadalah iproses iyang identik. Kapasitas iorganisasi untuk imengelola ipengetahuan bergantung ipada ikemampuannya untuk mengatur, imenemukan, dan memanfaatkan idata idan iinformasi. iTelkom telah merencanakan iuntuk imenerapkan manajemen pengetahuan sejak tahun 2003. Konsep tersebut digunakan untuk meningkatkan kinerja dan ketahanan organisasi melalui upaya pengelolaan aset pengetahuannya.
Gambar iPortal iPT. iTelkom i (www.telkom.co.id)
Telkom menggunakan manajemen pengetahuan sebagai salah satu strategi untuk menghasilkan nilai, meningkatkan efektivitas dan produktivitas organisasi, dan meningkatkan keunggulan kompetitif iorganisasi. Strategi ini diharapkan dapat membuat organisasi tetap bertahan dalam imenghadapi persaingan yang ketat. Kinerja idan pencapaian Telkom iyang luar biasa dimaksudkan iuntuk memantapkan posisi yang ikuat di benak para pemangku kepentingan.
Telkom menerapkan manajemen pengetahuan dalam berbagai cara baik menggunakan metode tradisional maupun teknologi informasi dan komunikasi. Hasilnya sudah terlihat setelah lima tahun, dengan organisasi imenerima ipenghargaan idari iMAKE i(iMost iAdmired iKnowledge iEnterprisei) iAward Indonesia ipada itahun i2009 untuk keberhasilannya dalam mengelola pengetahuan.
Dari kasus atau bacaan di atas ada beberapa hal yang dapat ditarik kesimpulan :
- Di PT Telkom, manajemen pengetahuan difokuskan untuk menghasilkan nilai bisnis dan membangun ikeunggulan ikompetitif iyang berkelanjutan. iSelain iitui, iperistiwa ikomunikasi iyang terjadi selama iimplementasi manajemen pengetahuan mengambil iberbagai ibentuk, ibaik ikomunikasi ilangsung imaupun tidak langsung.
- Sebelumnya, PT. Telkom mendominasi layanan telekomunikasi Indonesia. Dengan kemajuan telepon seluler di Indonesia, itelekomunikasi itidak ilagi idikelola ioleh satu i Beberapa iprovider itelekomunikasi lainnya sudah imasuk. Persaingan semakin ketat karena banyaknya provider baru yang masuk. Mungkin karena alasan inilah PT. Telkom perlu memasukkan manajemen pengetahuan ke dalam proses bisnisnya.
- Telkom menggunakan manajemen pengetahuan untuk mengimplementasikan iaspek-iaspek kritis idari iproses ibisnisnya iyang dipengaruhi secara signifikan ioleh iteknologi idigital (isarana memperoleh iinformasi), globalisasi (kehilangan ibatas inegara), deregulasi (ibisnis itanpa ibatas), idan kompetisi.
