Knowledge Management Dalam Organisasi

Pengetahuan merupakan salah satu bentuk intangible asset yang harus dikelola dengan baik oleh organisasi melalui praktik yang disebut Knowledge management (KM). Knowledge management memiliki siklus sederhana yang dapat dilihat pada gambar berikut ini.

1. Tahap pertama, yaitu capturing, dapat meliputi salah satu atau beberapa di antara hal-hal berikut ini: pemasukan data, pemindaian, wawancara, serta brainstorming.
2. Tahap organizingdapat meliputi salah satu atau beberapa di antara hal-hal berikut ini: pembuatan katalog, pengindeksan, penyaringan, penghubungan, dan pengkodean.
3. Tahap refiningdapat meliputi salah satu atau beberapa di antara hal-hal berikut ini: kontekstualisasi, kerjasama, kompresi, serta pembuatan proyeksi.
4. Tahap transfer dapat meliputi salah satu atau beberapa di antara hal-hal berikut ini: pembagian dan peringatan.

Dalam konteks menjaga eksistensi organisasi, manajemen pengetahuan (Knowledge management) merupakan kebutuhan bagi setiap organisasi. KM sendiri sejatinya dapat diartikan sebagai sebuah tindakan  sistematis untuk mengidentifikasi, mendokumentasikan dan mendistribusikan segenap jejak pengetahuan yang relevan kepada setiap anggota organisasi tersebut, dengan tujuan meningkatkan daya saing organisasi tersebut.

Organisasi merupakan sebuah hal yang selalu kita temui dalam kehidupan ini. Organisasi adalah sebuah wadah untuk sekumpulan orang yang bekerja sama secara rasional serta sistematis yang terpimpin atau terkendali untuk mencapai tujuan tertentu memanfaatkan sumber daya yang ada di dalamnya. Menurut J. William Schulze (1949).

Pengetahuan yang dimiliki oleh organisasi harus mampu memberikan kemajuan bagi organisasi itu sendiri. Agar organisasi dapat bertahan hidup, maka diwajibkan agar setiap orang yang ada di dalam organisasi sharing penge-tahuan. Untuk itu dibutuhkan manajemen yang kuat agar pengetahuan tersebut mengakar di setiap individu dalam organisasi dan tidak hilang begitu saja dengan didukung infrastruktur untuk penyebaran informasi di lingkungan organisasi.

Dalam sebuah organisasi  pasti ada individu yang memiliki pengetahuan keahlian ataupun kinerja yang sangat baik dibandingkan dengan individu lainnya yang ada di dalam organisasi tersebut.  individu ini biasa disebut dengan Master performance. Seorang Master performance pasti memiliki kinerja ataupun pengetahuan yang lebih dibandingkan dengan individu lain dalam organisasinya pengetahuan tersebut tidak hanya didapat dari pembelajaran ataupun pelatihan yang diikutinya melainkan juga dari   pengalaman  saat menekuni bidangnya.

Menurut Dalkir (2011:4) KM adalah sebuah koordinasi sitematis dalam sebuah organisasi yang mengatur sumber daya manusia, teknologi, proses dan struktur organisasi dalam rangka meningkatkan value melalui penggunaan ulang dan inovasi. Koordinasi ini bisa dicapai melalui menciptakan, membagi dan mengaplikasikan pengetahuan dengan menggunakan pengalaman dan tindakan yang telah diambil perusahaan demi kelangsungan pembelajaran organisasi.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa Knowledge Management atau Manajemen Pengetahuan adalah suatu langkah-langkah sistematis dalam mengelola asset intelektual atau pengetahuan dan berbagai informasi dari individu atau perorangan dan organisasi untuk menciptakan keunggulan dalam bersaing dan memaksimumkan nilai tambah serta inovasi.

Oleh karena itu, pada sebuah organisasi perlu ditetapkan budaya yang sesuai sebagai salah satu upaya mendukung anggota oragnisasinya dalam menciptakan banyak pengetahuan baru dan mampu mendistribusikannya untuk memajukan organisasi. Budaya organisasi yang mengandung nilai kolaboratif, kepercayaan, belajar, dan kepemimpinan akan memperlancar proses manajemen pengetahuan.

Knowledge Management atau Manajemen Pengetahuan merupakan salah satu hal yang sangat penting bagi suatu organisasi. Dengan Knowledge Management diharapkan organisasi tersebut dapat berkembang dengan pesat., Knowledge management bertujuan untuk kemajuan di dalam organisasi termasuk meningkatkan  keterampilan organisasi, competitive advantagenya, inovasi, sharing terhadap hal-hal yang sudah dipelajari, dan perkembangan yang secara terus menerus yang ada di dalam organisasi. Knowledge Management juga dapat membantu individu atau group untuk membagi wawasan  dan pengetahuan yang ia dapatkan di organisasi untuk mengurangi pekerjaan yang banyak,  menghindari tekanan akibat pekerjaan yang menumpuk, dapat mengurangi waktu yang harus   dibuang untuk memberi pelatihan kepada setiap karyawan baru,

Contoh kasus penerapan Knowledge Management pada suatu Organisasi :

1. Unilever Indonesia didirikan pada tanggal 5 Desember 1933 sebagai Zeepfabrieken N.V. Lever. Pada tanggal 22 Juli 1980 nama perusahaan diganti menjadi PT Lever Brothers Indonesia dan pada tanggal 30 juni 1997 perusahaan kembali mengganti nama menjadi PT Unilever Indonesia Tbk.

Produk-produk Unilever Indonesia mencakup brand-brand ternama yang disukai didunia seperti Pepsodent, Lux, Lifeboy, Dove, Rexona, Sunsilk, Vaseline, Rinso dan masih banyak jenis produk lainnya.

PT Unilever Indonesia Tbk adalah salah satu perusahaan di Indonesia yang berhasil dalam penerapan knowledge management. Misi dari Unilever Indonesia ini sendiri adalah “meningkatkan vitalitas hidup”, hal ini dapat dilihat dari produk-produk yang inovatif unggul dan ekonomis. Dan selama ini tujuan dari Unilever Indonesia tetap sama yaitu dimana kami bekerja untuk mencipatakan masa depan yang lebih baik setiap hari, membuat pelanggan merasa nyama, berpenampilan baik dan lebih menikmati kehidupan lewat brand dan jasa yang kami berikan dan bisa bermanfaat bagi konsumen.

Saham dari Unilever Indonesia pertama kali ditawarkan kepada masyarakat pada tahun 1981 dan tercatat di Bursa Efek Indonesia sejak 11 januari 1982, pada akhir tahun 2011 saham dari Unilever Indonesia menempati peringkat keenam kapitalisasi pasar terbesar di Bursa Efek Indonesia. Dari PT Unilever Indonesia ini memiliki 2 anak perusahaan yaitu : PT Anugrah Lever  dan PT Technopia Leber yang dimana mereka bergerak dibidang distribusi ekspor dan impor produk dengan merek Domestos Nomos. Bagi Unilever sendiri, SDM itu adalah pusat dari seluruh aktivitas perusahaan, dimana mereka memberikan prioritas kepada mereka dalam mengembangkan sisi profesionalisme, keseimbangan kehidupan dan kemampuan mereka untuk ber-kontribusi pada perusahaan. Unilever Indonesia memiliki lebih dari 6000 karyawan yang tersebar di seluruh nutrisi. Unilever Indonesia memiliki 6 pabrik yang berada dikawan industry Jababeka, cikarang, bekasi dan pabrik dikawasan industry Rungkut, Surabaya dengan kantor pusat yang berada di Jakarta. Produk yang dimiliki berjumlah sekitar 43 brand utama dan 1000 SKU, yang dipasarkan melalui jaringan yang melibatkan sekitar 500 distributor independen yang menjangakau ratusan toko yang tersebar diseluruh Indonesia. Produk tersebut didistribusikan melalu pusat distribusi milik sendiri, gudang tambahan depot dan fasilitas distribusi lainnya. Unilever Indonesia sebagai perusahaan yang mempunyai tanggung jawab social yaitu dengan menjalankan program Corporate Social Responsibility (CSR) yang luas, Keempat pilar programnya adalah Lingkungan Nutrisi Higiene dan Pertanian Berkelanjutan. Program CSR termasuk diantara lain kampanye mencuci tangan dengan sabun (Lifeboy), program edukasi kesehatan gigi dan mulut (Pepsodent), program pelestarian makanan tradisional inonesia (Bango) serta program memerangi kelaparan untuk membantu anak Indonesia yang kekurangan gizi (Blueband).

Visi dari pada Unilever adalah “To become the first choice of consumer, costumer and community” yaitu menyediakan produk bermerek dan pelayanan secara konsisten dengan menawarkan dari segi harga dan produk yang berkualitas serta aman untuk dipakai oleh konsumen. Misi Unilever yaitu :

1. Ingin menjadi yang pertama dan terbaik dikelasnya untuk memenuhi kebutuhan konsumen
2. Menjadi rekan yang utama dan terbaik bagi pelanggan, konsumen dan komunitasnya
3. Menghilangkan kegiatan yang tak bernilai tambah dari segala proses
4. Menjadi perusahaan yang terpilih dengan orang-orang berkinerja tinggi
5. Berusaha untuk menigkatkan target pertumbuahn yang menguntungkan dan memberikan imbalan yang sesuai untuk karyawan dan pemegang saham.
6. Mendapatkan kehormatan karena integritasnya yang tinggi didalam membantu masyarakat dan lingkungan hidup.

Penerapan knowledge management yang dilakukan oleh PT Unilever Indonesia adalah Komunikasi pemasaran yang bersifat One-Voice
Penjelasan One-Voice adalah walaupun system komunikasi yang digunakan oleh perusahaan berbeda-beda tetapi jika sudah dikoordinasi dan memiliki misi yang tepat maka akan mudah meraih konsumen. Sistem komunikasi ini bukan hanya untuk menigkatkan pencitraan suatu produk tetapi juga harus menimbulkan hasil penjualan yang baik dari produk yang telah dipasarkan.

Didalam bagian ini karyawan ada asset yang berharga bagi Unilever Indonesia. Karena itu Unilever Indonesia membuat strategi dan system huma capital yang bersifat komprehensif. Hal-hal yang dilakukan adalahmembaut Performance Development Program (PDP) yaitu dimana karyawan melakukan perkejaannya sesuai dengan kemampuannya, setiap pertengahan tahun PDP dimonitor melalu Continuos Improvement Discussion (CID) untuk membahas hal-hal yang diperlukan utnuk pengembangan system kerja dari karyawan.

Budaya Coaching disini menjelaskan bahwa seorang senior manager ditempatkan disuatu department untuk membantu atau memimpin karyawan-karyawan yang tergabung didalam departementnya. Tetapi sebelum menjadi coach mereka diberikan pelatihan terlebih dahulu agar mengetahui teknik-tekniknya. Budaya coaching ini diberi nama Building Leaders as Generative Coaches.

Sharing Knowledge disini menjelaskan Unilever Indonesia menunjuk seorang senior manager untuk menjadi learning champion dengan sukarela untuk membagi pengalaman dan pengetahuan mereka didalam ahlinya masing-masing, hal yang dilakukan olehUnilever Indonesia adalah:
Suatu achievement bagai management dan karyawan yang berkontribusi dalam membagi pengetahuan dan pengalamannya.

1. Retrospect berupa program penulisan tacit yang diperoleh dari pengalamannya dan dianggap baik terus akan dipublikasikan didalam situs department mereka.
2. SOLAR (Share of Learning and Discussion) yang dimana pemimpin perusahaan Uniliver Indonesia dari luar dating sebagai narasumber untuk membagikan pengetahuan dan pengalamannya.
3. Good idea. Ini merupakan inisiatif yang memfasilitasi karyawan untuk menyampaikan suatu ide sederhana yang dapat menguntungkan perusahaan dari berbagai sisi.

Strategi Teknologi Informasi PT Unilever Indonesia Tbk
PT Unilever Indonesia menjalanlan system IMC (Integrated Marketing Communication) yaitu strategi ini menjelaskan bahwa perusahaan akan menggabungkan semua sarana komunikasi untuk menyampaikan pesannya dengan jelas serta juga sebagai cara agar bisa lebih dekat dengan customer supaya customer juga bisa lebih mengenal produk dari perusahaan tersebut. Fasilitas untuk Knowledge sharing Fasilitas yang digunakan oleh Unilever Indonesia adalah :
Learnng Centre di Mega Mendung puncak seperti e-learning, Knowledge Club Online dan Online Library seperti perpustakaan online, Intranet yang berisi semua informasi perusahaan terutama yang berhubungan dengan kinerja perusahaan.
Tujuan Penerapan Knowledge Management di PT Unilever Indonesia Tbk
Implementasi knowledge management bagi suatu perusahaan itu sangat diperlukan karena akan memberikan suatu dapat positif pada proses bisnisnya secara langsung maupun tidak, ada beberapa manfaat knowledge management bagi perusahaan Unilever :

1. Adanya pengehematan waktu dan biaya. Yaitu bagaimana perusahaan memanfaatkan waktu dan biaya yang ada untuk melakukan hal-hal yang berdampak positif bagi perusahaan.
2. Peningkatan pada asset pengetahuan, yaitu dimana untuk membantu para karyawan agar bisa lebih kreatif dan bisa berinovasi dalam pengembangan produk untuk perusahaan.
3. Peningkatan kemampuan beradaptasi terhadapat lingkungan bisnis yang terjadi.
4. Peningkatan produktifitas. Yaitu sebuah pengetahuan yang sudah ada akan digunakan untuk pengembangan produk lain sehingga produktifitas dari sebuah perusahaan akan terbantu dan meningkat.

Pengembangan Knowledge Management di PT Unilever Indonesia Tbk
Disini akan dipaparkan salah satu keunggulan dari Unilever Indonesia didalam pengembagan knowledge management maupun Learning Organization yang mampu menciptakan berbagai program pembelajaran yang unik dan menarik untuk diamati. Awalnya program semacam ini merupakan usul dari karyawan dan telah menjadi sebuah ide yang seacara tidak sengaja yang disampaikan dalam pembahasan dan hasil dari ide tersebut akan dianalisa sebgai kebutuhan untuk memafaatkan berbagai media yang ada untuk peningkatan perusahaan.

SDM yang ada di dalam sebuha organisasi perlu menananmkan nilai-nilai kepemimpinan yang tujuannya menekankan pentingnya akurasi dan bekerja sesuai dengan target yang sudah ditentukan dan jelas, serta mempunyai visi kedepan dan mampu membaca situasi agar operasional dapat berjalan dan tidak hanya mengikuti aturan, akan tetapi memiliki maksud untuk mencapai suatu tujuan yang sudah diharapkan serta memiliki pengetahuan yang bagus dalam hal melakukan koordinasi dengan unit lainnya ketika perusahaan maupun organisasi menerapkan Knowledge Management tersebut.

References

Bell, Housel, “Measuring and Managing Knowledge”, McGraw-Hill, Singapore, 2001.

Dalkir, Kimiz. (2011). Knowledge Management in Theory and Practice. Elsevier Butterworth – Heinemann. Oxford

Nonaka, Ikujiro and Takeuchi, Hirotaka, “The Knowledge-Creating Company: How Japanese Companies Create theDynamics of Innovation”, Oxford University Press, Oxford, 1995

https://seputarilmu.com/2020/07/pengertian-organisasi-menurut-para-ahli.html

https://medium.com/@stevanihalim/manajemen-pengetahuan-d69851468a23

http://cpratanto.blogspot.com/2012/06/penerapan-knowledge-management-di-pt.html