Perubahan adalah sebuah keniscayaan. Semua industri, besar atau kecil, pasti mengalami perubahan. Oleh karena itu, kemampuan mengelola perubahan dan menjalankannya menjadi krusial bagi setiap bisnis.
Perubahan lingkungan bisnis, ekonomi lokal dan global, serta kemajuan teknologi, membuat sebagian besar organisasi saat ini berada dalam situasi yang terus berubah. Perubahan dalam organisasi seperti ini, akan mengarah ke perubahan dalam proses, sistem, dan strategi organisasi. Hal ini penting dilakukan organisasi untuk dapat terus berubah dan berkembang dan tetap kompetitif. Agar perubahan membawa dampak positif, maka organisasi harus mengelola perubahan secara efektif.
Untuk mengelola perubahan dalam organisasi, Cummings & Worley (2005) mengemukakan lima elemen kunci untuk memimpin perubahan. Kelima aktivitas yang merupakan aktivitas yang memberikan kontribusi untuk mengelola perubahan secara efektif, dapat dilihat pada gambar berikut :
(Sumber: Cummings and Worley (2005)).
Lima Aktivitas yang Berkontribusi pada Manajemen Perubahan yang Efektif :
1. Memotivasi Perubahan (Motivating Change) :
Perubahan merupakan proses untuk menuju sesuatu yang baru, oleh karena itu diperlukan komitmen yang tinggi dari anggota organisasi.
Dorongan komitmen ini memberikan dua tugas, yaitu :
a. Menciptakan kesiapan untuk melakukan perubahan salah satu tantangan penting dalam menyiapkan perubahan adalah kesediaan anggota organisasi untuk melakukan perubahan. Hal ini tidak akan terwujud apabila anggota organisasi masih belum menyadari kebutuhan untuk berubah. Oleh karena itu untuk membuat anggota organisasi berubah, tentu saja peran pemimpin untuk meyakinkan dan menjelaskan pentingnya perubahan. Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan benchmark.
b. Menyelesaikan penolakan terhadap perubahan apabila perubahan telah dilaksanakan, masalah yang kemungkinan muncul adalah penolakan terhadap perubahan.
Ada beberapa hal yang bisa dilakukan untuk menyelesaikan perubahan yaitu (Robbins, 2003):
– Komunikasi Penolakan dapat dikurangi dengan melakukan komunikasi yang lebih baik kepada karyawan. Dengan komunikasi yang lebih baik, karyawan akan melihat rencana perubahan sebagai suatu realita yang harus dilakukan. Disamping itu, salah satu penyebab penolakan dimungkinkan karena salah informasi atau komunikasi yang buruk dalam organisasi. Komunikasi yang lebih baik dapat dilakukan dengan pembicaraan langsung (face to face).
– Partisipasi proses perubahan yang baik hendaknya melibatkan karyawan, mulai dari proses persiapan hingga pengimplementasian perubahan, sehingga nantinya karyawan akan merasa berkepentingan untuk melakukan perubahan. Hal ini dapat mengurangi penolakan terhadap perubahan karena dengan keterlibatan tersebut, karyawan merasa menjadi bagian perubahan, dan bukan obyek perubahan.
– Kemudahan dan dukungan penolakan terhadap perubahan salah satunya disebabkan ketakutan dari karyawan akan munculnya cara/metode baru yang belum mereka ketahui. Hal ini menuntut pihak manajemen untuk memberikan kemudahan dan dukungan kepada karyawannya, diantaranya dengan memberikan penyuluhan, terapi maupun pelatihan-pelatihan. program pelatihan sangat diperlukan untuk mempersiapkan anggota organisasi memasuki proses perubahan dan mengembangkan kualitas sumber daya manusia perusahaan.
– Perundingan, apabila perubahan yang dilakukan mendapatkan penolakan dari suatu kelompok, maka perusahaan dapat melakukan perundingan atau negosiasi untuk mendapatkan solusi yang saling menguntungkan bagi seluruh pihak dalam organisasi.
– Manipulasi dan kooptasi merupakan salah satu bentuk menyelesaikan pemolakan terhadap perubahan adalah dengan manipulasi dan kooptasi. Manipulasi mengacu pada upaya pengaruh yang tersembunyi, yang berupa penghasutan dan pemutarbalikan fakta untuk membuat fakta lebih menarik, sedangkan kooptasi merupakan bentuk seperti penyuapan, misalkan pemberian posisi penting dalam perubahan kepada pimpinan kelompok yang menolak perubahan.
– Pemaksaan cara yang paling ekstrim untuk melakukan menyelesaikan perubahan terhadap perubahan adalah dengan pemaksaan, berupa pemberian ancaman kepada para penolak. Ancaman tersebut dapat berupa ancaman pemindahan, hilangnya promosi, evaluasi kinerja yang negatif, dan surat rekomendasi yang buruk. Pemaksaan ini merupakan cara terakhir yang dapat dipilih oleh manajemen, karena cara ini dimungkinkan dapat menyulut permasalahan lain yang lebih besar, Walaupun demikian, cara ini tetap dapat menjadi alternatif apabila memang budaya organisasi yang berkembang dalam perusahaan tersebut memang memungkinkan untuk dilakukan.
2. Menciptakan Visi Perubahan (Creating Vision)
Seorang pemimpin yang memimpin terjadinya perubahan perlu membuat sebuah visi sehingga seluruh anggota organisasi bisa melihat, membayangkan sekaligus merasakan apa yang ingin dicapai. Visi inilah yang menciptakan alasan mengapa kita perlu berubah untuk mencapainya.
Menciptakan visi perusahaan yang sedang melakukan perubahan harus melakukan analisis tentang kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang akan dihadapi oleh perusahaan (Ancok, 2013). Hasil analisis tersebut akan menentukan visi baru perusahaan yang ingin dicapai dengan perubahan. Visi yang jelas dan tepat dengan kebutuhan perusahaan bermanfaat untuk a) menumbuhkan komitmen karyawan terhadap pekerjaan dan menumpuk semangat kerja karyawan, b) menumbuhkan kebermaknaan dalam kehidupan kerja karyawan, c) menumbuhkan standar kerja yang prima (standard of excellence) d) menjembatani keadaan perusahaan masa sekarang dan masa depan.
3. Mengembangkan Dukungan Politik (Developing Political Support)
Setiap perubahan melibatkan banyak pemegang kepentingan (stakeholder). Untuk itu, kita harus tahu siapa saja mereka, bagaimana kekuatan yang mereka punya untuk mendukung perubahan dan pada akhirnya bagaimana mempengaruhi mereka untuk mendukung perubahaan yang dibawa.
Mengelola dinamika politis menyangkut penilaian terhadap kekuatan agen perubahan, mengidentifikasi pihak-pihak yang paling berkepentingan (key stakeholders) dalam perusahaan, dan mempengaruhi stakeholder. Agen perubahan dapat berupa pimpinan perusahaan maupun konsultan yang dikontrak untuk melakukan perubahan.
Dengan memperkuat posisi agen perubahan dan mendapatkan dukungan dari stakeholder perusahaan, maka perusahaan akan semakin mudah untuk melakukan perubaharl karena dukungan seluruh stakeholder perusahaan sangat mempengaruhi kelangsungan dan kesuksesan perubahan dalam perusahaan.
4. Mengelola Transisi Perubahan (Managing Transition)
Sebuah perubahan yang ideal akan membawa kita dari satu kondisi saat ini menuju kondisi masa depan yang diidamkan. Namun perlu diingat, untuk menuju ke sana diperlukan banyak proses dan kondisi antara. Inilah pentingnya bagaimana mengelola transisi dari satu kondisi ke kondisi lainnya secara berkesinambungan sampai akhirnya perubahan itu dicapai.
Proses perubahan melewati masa transisi dari situasi saat ini menuju situasi diharapkan dapat dicapai di masa yang akan datang. Masa transisi tersebut membutuhkan struktur manajemen dan aktivitas khusus (Cummings & Worley, 2005). Masa transisi memerlukan aktifitas-aktifitas: (1) perencanaan aktifitas, (2) perencanaan komitmen, dan (3) perubahan struktur manejemen.
Ketiga aktivitas tersebut dimulai dari perencanaan aktifitas yang akan dilakukan oleh perusahaan. Perencanaan tersebut dijelaskan sampai hal yang paling spesifik, sehingga anggota organisasi mempunyai arah yang jelas mengenai tujuan dan priorotas pekerjaan yang harus dilakukan. Setelah perencanaan dilakukan, dibutuhkan pembangunan komitmen yang kuat dari seluruh anggota organisasi untuk melakukan perubahan, sehingga perubahan dapat dilakukan dengan sukses.
Kegiatan selanjutnya adalah perubahan struktur manajemen. Masa transisi membutuhkan arahan yang jelas, sehingga perubahan yang dihasilkan bisa sesuai dengan yang diharapkan perusahaan. Untuk itu, struktur manajemen perusahaan perlu mengakomodir orang-orang yang dapat memobilisasi sumber daya organisasi untuk berubah. Selain itu, diperlukan juga optimalisasi peran pemimpin dan konsultan perubahan untuk mengarahkan perubahan.
5. Mempertahankan Momentum (Sustaining Momentum)
Sebuah perubahan ibarat menggerakkan roda besar yang sangat berat. Energi yang sangat besar dibutuhkan untuk bisa menggerakkan roda tersebut pertama kali. Setelah roda mulai bergulir, tibalah saatnya sebuah organisasi untuk terus memanfaatkan momentum pergerakannya. Jangan sampai berhenti lagi karena sekali berhenti, energi sangat besar akan dihabiskan hanya untuk bisa membuatnya dapat bergerak kembali.
Setelah perubahan dilakukan oleh organisasi, perusahaan harus senantiasa meningkatkan semangat untuk berubah, sehingga tidak kehilangan momentum untuk terus melakukan perubahan. Hal-hal yang dapat dilakukan untuk dapat terus berubah adalah dengan: menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan perubahan dan membangun sistem pendukung untuk agen perubahan.
Kesimpulan
Perubahan yang dilakukan oleh perusahaan membutuhkan perencanaan yang baik. Perencanaan perubahan tersebut hendaknya dilakukan di segala bidang organisasi agar perubahan yang dilakukan dapat meningkatkan performance perusahaan. Tulisan ini hanya menyampaikan peran pemimpin dalam memimpin perubahan yang merupakan kunci utama perubahan. Masih banyak lagi faktor-faktor lain dari organisasi yang menentukan kesuksesan perubahan. []
