Cianjur, Gontornews — Sistem informasi managemen kearsipan Kota Depok (Si Mpok) menjadi bagian penting penunjang keberhasilan Depok Smartcity dan E-Government. Aplikasi ini diharapan menjadi tolok ukur keberhasilan pemerintahan, kata Sekretaris Kota Depok, Hardiono, dalam sambutan pembukaan Bimbingan Teknis Sistem Informasi Managemen Kearsipan Kota Depok (Si Mpok) di Lingkungan Pemerintah Kota Depok Tahun 2018 di Cianjur, Rabu (31/10).
Bintek Si Mpok berlangsung di Aula Hotel Delaga Biru, Cipanas, Cianjur, 31 Oktober – 2 Nopember 2018. Acara terbagi dua tahap, Tahap I dan tahap II, masing-masing diiikuti oleh 30 orang perserta, terdiri dari para sekretaris dinas dan pelaksana kearsipan lingkup Kota Depok. Ikut hadir dalam acara tersebut antara lain Kepala Pusat Data dan Informasi ANRI, Widarno SH MH dan Kabid Pengelolaan Perangkat TIK dan SI ANI, Ir Suryana MAP.
Dalam sambutan yang dibacakan oleh Asda Hukum Sosial Kota Depok, Sri Utomo, Sekda menjelaskan bahwa sebagai salah satu wujud kepedulian pemerintah kota depok dalam rangka mengemban tanggung jawab untuk melaksanakan pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia (SDM), khususnya di bidang kearsipan, adalah dengan memberikan bekal dan pengetahuan mengenai kearsipan. ”Penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dapat dilaksanakan dengan optimal, apabila administrasi dapat di implementasikan secara baik dan benar,” tegasnya.
Demikian pentingnya arsip dalam kehidupan berbangsa dan bernegara, tambah Sekda Hardiono, ”sangat diharapkan menjadi tolok ukur keberhasilan pemerintahan.” Dia menegaskan, kearsipan memegang peranan yang sangat penting, karena para penyelenggara pemerintahan ketika dihadapkan pada suatu persoalan, sementara hal tersebut telah lalu dan berlangsung lama, maka yang dilihat pertama kali adalah arsip dari berbagai proses dalam penyelenggaraan pemerintahan.
Arsip yang tertib, baik dan tersusun dengan rapi, menurut Sekda Depok, akan memudahkan kita dalam melihat dan meninjau kembali pekerjaan dan dokumen yang telah kita lakukan.
Sekda Hardiono memaparkan, arsip merupakan dokumen penting yang harus dijaga. Dalam administrasi perkantoran kearsipan adalah hal yang sangat penting karena peranan arsip sebagai sumber informasi, pusat ingatan atau pengingat dan bahan bukti pertanggung jawaban terhadap generasi mendatang.
”Penerapan sistem informasi managemen kearsipan kota depok (Si Mpok) di lingkungan pemerintah kota depok merupakan salah satu sistem dalam menunjang Kota Depok Smart City dan e-Goverment.”
Hardiono menegaskan, “Arsip memiliki nilai dan arti penting karena merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintah dan kehidupan kebangsaan. Arsip, sebagai dokumentasi pelaksanaan kegiatan pemerintah dan pembangunan, juga sebagai alat bukti yang sah di pengadilan.”
Selain itu, tambahnya, arsip sebagai tulang punggung pemerintahan, pembangunan dan bahan pertanggungjawaban kinerja organisasi, sehingga keberadaannya harus diselamatkan dan dikelola secara profesional sesuai dengan kaidah dan ketentuan yang berlaku.”
Untuk meningkatkan pengetahuan, pemahaman dan keterampilan tentang pengolahan arsip sesuai dengan peraturan yang berlaku di dalam undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, jelas Sekda Depok, ”kegiatan bimbingan teknis kearsipan ini sangat penting artinya bagi pemerintah daerah untuk meyeragamkan tata kearsipan yang dinamis di setiap unit kerja serta meningkatkan tertib administrasi dalam menunjang tugas-tugas pemerintahan.”
”Dalam kaitan itulah, saya menyambut baik pelaksanaan bimbingan teknis kearsipan bagi para pelaku kearsipan (sekretaris dinas dan pengelola). Karena dengan bimtek seperti ini diharapakan akan menambah pengetahuan tentang pengelolaan kearsipan, meningkatkan pemahaman undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, serta meningkatkan penyelenggaraan kearsipan perangkat daerah yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan nasional,” tambah Hardiono.
Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok, Siti Chaerijah Aurijah, selaku Ketua Panitia Bimtek Si Mpok, menyatakan bahwa acara ini bertujuan untuk memberikan pemahaman dan pelatihan pengelolaan arsip, pelaksanaan pengelolaan arsip sesuai kaidah tata arsip, serta sosialisasi penggunaan aplikasi Si Mpok di lingkup pemerintahan Kota Depok.
Siti menjelaskan, acara bimtek juga merupakan rangkaian kegiatan dan bagian dari Proyek Perubahan Diklat PIM II Jabar 2018. Dia berharap, para peserta dapat memahami fungsi dan peranan manajemen informasu dalam pengelolaan arsip dalam sebuah pemerintahan. Peserta juga akan mendapat motivasi dan dorongan dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan yang baik dan benar,termasuk mengetahui sangsi jika salah mengelola arsip.
SI MPOK Arsip merupakan modifikasi dari SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis) yang digulirkan oleh ANRI, yg disesuaikan dgn kebutuhan pengelolaan arsip di Pemkot Depok.
Kegiatan Bimtek ini juga merupakan tahapan proyek perubahan Diklat Pim 2 yg sdg diikuti oleh Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok.
Proyek Perubahan dgn judul *Strategi Peningkatan Pengelolaan Kearsipan melalui SI MPOK Arsip para Pemerintah Kota Depok*.
Secara khusus, Kadis Kearsipan dan Perpustakaan menyampaikan terima kasih atas perhatian dari ANRI, Sekda Kota Depok, serta dukungan dan partisipasi semua SKPD lingkup Kota Depok.[DJ]
